PlentyONE führt die Automatisierung im System mit PlentyONE Flow zusammen. Ältere Werkzeuge wie die Ereignisaktionen führt PlentyONE nur noch als Legacy-Funktion und empfiehlt, neue Abläufe mit Flow aufzubauen; den Aktionsmanager mit seinen Zeitaktionen hat PlentyONE zum 1. Oktober 2026 abgekündigt. Wer seine Auftragsabwicklung noch über die alten Funktionen steuert, sollte die Umstellung jetzt angehen. Dieser Beitrag zeigt, wie Flows aufgebaut sind und wie Sie beim Umstieg vorgehen.

Was ist PlentyONE Flow?

PlentyONE Flow ist das Werkzeug, mit dem Sie wiederkehrende Abläufe in PlentyONE automatisieren – etwa Statuswechsel, Rechnungen, Tags oder E-Mails. Die Abläufe werden auf einer Arbeitsfläche per Drag-and-drop zusammengesetzt. Es besteht aus zwei Bereichen:

  • Flow Studio: Hier erstellen und bearbeiten Sie Flows. Sie finden es im Menü Automation » Flow Studio.
  • Flow Tracker: Hier überwachen Sie laufende, abgeschlossene und geplante Durchläufe und sehen, wo ein Flow gestoppt hat.

Wie ein Flow aufgebaut ist

Auslöser (Trigger)

  • Ereignisgesteuert: Ein Ereignis an einem Auftrag – etwa „Auftrag erstellt“ oder ein Statuswechsel – startet den Flow für genau diesen Auftrag.
  • Zeitgesteuert: Zu einem festen Zeitpunkt startet der Flow für alle Aufträge, die bestimmte Kriterien erfüllen, zum Beispiel täglich um 18 Uhr.
  • Manuell: Ein Benutzer startet den Flow gezielt für ausgewählte Aufträge.

Steuerelemente und Aktionen

  • Suche: Findet zu Beginn eines zeitgesteuerten oder manuellen Flows die passenden Aufträge anhand von Filtern.
  • Zweig: Teilt den Ablauf je nach Bedingung in einen „Wahr“- und einen „Falsch“-Weg – etwa je nach Herkunft des Auftrags.
  • Aktionen: Führen den eigentlichen Schritt aus, zum Beispiel Rechnung erstellen, Tag setzen, Status ändern oder E-Mail senden.

Ein Beispiel

Ein neuer Auftrag geht ein (ereignisgesteuert). Ein Zweig prüft, ob er von Amazon stammt. Wenn ja, erstellt der Flow die Rechnung, setzt ein Tag und ändert den Status. Wenn nein, erstellt er eine Auftragsbestätigung. Was früher mehrere Ereignisaktionen brauchte, liegt so übersichtlich in einem Ablauf.

Wie viele Flows sind möglich?

Die Zahl der Flows hängt vom PlentyONE-Tarif ab: laut Handbuch 10 bei Lite, 15 bei Lite+, 50 bei Expand, 250 bei Scale und 500 bei Ultimate. Ist das Limit erreicht, lassen sich keine weiteren Flows anlegen. Bei kleineren Tarifen lohnt es sich daher, zusammengehörige Abläufe in einem Flow zu bündeln – mit Zweigen statt vieler einzelner Flows.

Umstellen: migrieren oder neu aufbauen?

Für Ereignisaktionen bietet das Flow Studio im Bereich Migrationen ein Werkzeug, das aus einer bestehenden Ereignisaktion automatisch einen Flow erzeugt. Dabei gilt laut Handbuch:

  • Die Migration steht nur in den neuen Tarifen (Lite, Lite+, Expand, Scale, Ultimate) zur Verfügung.
  • Nicht jede Ereignisaktion lässt sich eins zu eins übertragen.
  • Jede Ereignisaktion kann nur einmal migriert werden.
  • Migrierte Flows und die ursprünglichen Ereignisaktionen werden nicht automatisch aktiviert oder deaktiviert – das müssen Sie selbst tun.

PlentyONE empfiehlt grundsätzlich, Abläufe in Flow neu aufzubauen, statt sie zu migrieren. Der Grund: Über die Jahre gewachsene Ereignisaktionen enthalten oft Doppelungen und Sonderfälle, die sich in einem neu gedachten Flow viel übersichtlicher abbilden lassen.

So gehen Sie beim Umstieg vor

  1. Bestand aufnehmen: Listen Sie alle aktiven Ereignisaktionen und Zeitaktionen auf – mit Auslöser, Filtern und Aktionen.
  2. Abläufe gruppieren: Fassen Sie zusammen, was fachlich zusammengehört, zum Beispiel alles rund um den Versand.
  3. Flows neu aufbauen: Setzen Sie die Gruppen als Flows mit Zweigen um, statt jede alte Aktion einzeln nachzubauen.
  4. Mit Testaufträgen prüfen: Spielen Sie typische Fälle und Sonderfälle durch und kontrollieren Sie die Durchläufe im Flow Tracker.
  5. Kontrolliert umschalten: Aktivieren Sie den Flow und deaktivieren Sie gleichzeitig die alte Ereignisaktion, damit nichts doppelt ausgeführt wird.
  6. Beobachten: Prüfen Sie in den ersten Tagen regelmäßig den Flow Tracker auf Fehler.

Typische Stolperstellen

  • Doppelte Ausführung: Laufen alte Ereignisaktion und neuer Flow parallel, werden Rechnungen oder E-Mails doppelt erzeugt.
  • Zu breite Filter: Ein zeitgesteuerter Flow mit ungenauen Suchkriterien erfasst mehr Aufträge als gewollt – testen Sie die Suche zuerst.
  • Fehlende Sonderfälle: Marktplatz-Aufträge, Teillieferungen oder Retouren verhalten sich oft anders. Bauen Sie dafür eigene Zweige.

Fazit

PlentyONE Flow macht Automatisierungen übersichtlicher und flexibler als die bisherigen Ereignisaktionen. Der Umstieg ist eine gute Gelegenheit, gewachsene Abläufe aufzuräumen: neu aufbauen statt eins zu eins kopieren, gründlich testen und kontrolliert umschalten. Wie Sie Marktplätze in PlentyONE anbinden, deren Aufträge Ihre Flows später verarbeiten, zeigt der Beitrag Marktplätze mit PlentyONE. Wie Abläufe in Shopware automatisiert werden, lesen Sie unter Shopware Flow Builder & Rule Builder.

Sie möchten Ihre Abläufe auf PlentyONE Flow umstellen? Mehr dazu unter Automatisierung.

Quellen: PlentyONE-Handbuch (PlentyONE Flow, Ereignisaktionen in Flow Studio migrieren) und PlentyONE-Produktupdates. Stand: Oktober 2026.